Gerade kleinere Firmen, One Man Shows und kleine Teams kennen das Szenario: Das Telefon klingelt und man wird aus der momentan Arbeit und dem momentanen Gedankenfluss gerissen und muss sich um das Telefonat kümmern. Oder man ist gerade in der Fertigung, im Lager, unterwegs, beim Kunden oder Lieferanten. Ruckzuck ist ein Telefonat verpasst, das eventuell wichtig war. Vielleicht sogar ein Kunde? Da hat man manchmal gar keine zweite Chance. Vielleicht ruft er gar kein zweites Mal mehr an und wandert ab zum Mitbewerber.
Auch ist es ein gewisser Imageverlust der eigene Firma, wenn Anrufer beim x-ten Anruf nie jemanden an den Hörer bekommen. In einem solchen Fall kann man die Anrufentgegennahme auslagern. Ohne dass es der Anrufer mitbekommt, nimmt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im beauftragten Call-Center im Namen der eigenen Firma den Anruf entgegen.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Vorteile durch die Anrufentgegennahme via Call-Center gewinnt man mehr Zeit für das Wesentliche und die Kernkompetenzen. Anrufer werden trotzdem “verarztet” und der Kundenkreis, egal ob potentieller Neukunde oder Bestandskunde, ist glücklich. Ein netter Call-Agent oder Agentin nimmt nimmt die Anrufe an, versorgt die Anrufer mit Informationen und / oder sagt einen Rückruf oder wimmelt ungewünschte Anrufe ab. Alles so und in dem Sinne, wie es der Auftraggeber haben will. Nach jedem Anruf erhält der Auftraggeber eine Gesprächs- und Anrufnotiz vom beauftragten Call-Center. So kann man in der Zeit sich um seine eigentlichen Tätigkeiten kümmern und in freier Minute zurückrufen.
Preislich hält es sich in Grenzen
Die Anrufentgegennahme durch ein Call-Center ist gar nicht mal so teuer. Und natürlich viel, viel günstiger, als wenn man eine eigene Telefonistin einstellen müsste. In der Regel zahlt man einen Setup-Preis, in dem auch die Erstellung der firmeneigenen Warteschleifenmusik und -ansage enthalten ist und das Bereitstellen einer eigenen Rufnummer, auf die man dann als Auftraggeber weiterleiten kann. Und dann bezahlt man pro angefallenen Anruf. Der Auftraggeber entscheidet dann, ob er die Anrufe permanent oder nur zu bestimmten Zeiten (zum Beispiel im Urlaub oder wenn man eben selbst nicht ans Telefon gehen will oder kann) oder nur, wenn bei ihm besetzt, man also selber gerade telefoniert, weiterleiten will.
Imagegewinn für’s Unternehmen
Der Call-Agent und die Call-Agentin geht immer nach gleichem Entgegennahme-Muster ans Telefon. Zum Beispiel: “Herzlich Willkommen bei Mustermann in Berlin. Sie sprechen mit Manuela Meier”. Das Entgegennahme-Muster kann der Auftraggeber meistens vorgeben. So kann das schon Eindruck schinden, wenn ein Anrufer immer wieder eine andere Person an der Telefonzentrale hat. So denkt man, die Firma hat doch mehr Mitarbeiter, obwohl sie in Wirklichkeit eine One-Man-Show ist.
Achtung in puncto Datenschutz
In puncto Datenschutz muss man sich als Auftraggeber doch aber genaustens informieren und die Nutzung eines Call-Centers für die Anrufentgegennahme auch in die Datenschutzbestimmungen mit integrieren. Doppelte Vorsicht ist natürlich geboten, wenn es um sensible Kundendaten geht, die da am Telefon ausgetauscht werden. Am besten informieren hier die Call-Center-Anbieter oder auch Rechtsanwälte.
Ungewünschte Anrufe ausmerzen
Einen schönen Nebeneffekt hat das Ausgliedern von eingehenden Anrufen an ein externes Call-Center in Bezug auf unerwünschte Werbeanrufe. Diese landen so immer im Call-Center und werden dort abgewimmelt oder zumindest von einem selber als Auftraggeber nicht zurückgerufen. Da hört dann auch der nervigste Telefonverkäufer irgendwann mit dem Anrufen auf und setzt Ihren Datensatz auf “nicht erreichbar”.
Übrigens: Nicht nur kleine Firmen nutzen so eine Call-Center-Leistung. Auch viele große Firmen für Support-Fragen und Bestellannahme, etc.
